Jak wydawać mądrzej, jak się zabezpieczyć i jak nie zostać z infrastrukturą, na którą za dekadę może już nie być mieszkańców? Tym właśnie tematom, i próbom znalezienia na nie odpowiedzi, poświęcona będzie merytoryczna część targów Smart City Expo Poland w Warszawie.
71 proc. urzędów bez planu awaryjnego
Cyfryzacja administracji jest bardzo ważna, gdyż ułatwia mieszkańcom codziennie funkcjonowanie i załatwianie urzędowych spraw, ale niesie ze sobą również ryzyko. Im więcej spraw załatwiamy online, tym dotkliwszy jest każdy dzień, w którym systemy nie działają tak jak powinny. A o taki dzień jest coraz łatwiej.
Z raportu NIK opublikowanego w kwietniu 2025 roku wynika, że 71 proc. skontrolowanych urzędów gmin i starostw nie było przygotowanych do zapewnienia ciągłości działania systemów informatycznych. W połowie jednostek brakowało planów odtworzeniowych, a tam, gdzie plany istniały, nikt ich nie testował. Izba wprost wskazała, że w sytuacji kryzysowej (pożaru, zalania serwerowni, ataku hakerskiego czy działań hybrydowych) grozi to przerwaniem pracy urzędu.
Skala tego zagrożenia nie jest tylko teoretyczna. Według danych CSIRT NASK w 2024 roku liczba potwierdzonych incydentów w Polsce wzrosła o 23 proc, a incydentów poważnych (czyli takich, które mogą zatrzymać działanie instytucji) – o 57 proc. W samym sektorze publicznym incydentów przybyło o 58 proc.
Rok 2025 przyniósł kolejny skok: CERT Polska obsłużył ponad 260 tys. potwierdzonych incydentów, ponad dwukrotnie więcej niż rok wcześniej. Ofiarami ataków ransomware padały konkretne urzędy. Dla przykładu po ataku na starostwo w Jędrzejowie przestępcy twierdzili, że wykradli dane 80 tysięcy osób, w tym numery PESEL i adresy zameldowania.
Samorządy są przy tym celem szczególnym, bo odpowiadają za sporą część infrastruktury krytycznej takiej jak wodociągi, kanalizację, ciepłownictwo czy monitoring. Program „Cyberbezpieczny Samorząd”, z którego skorzystało blisko 90 proc. jednostek, dla wielu z nich był pierwszą poważną inwestycją w bezpieczeństwo cyfrowe w historii. Teraz, wraz z wdrażaniem unijnej dyrektywy NIS2 i nowelizacją ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, obowiązki urzędów jeszcze wzrosną, a pytanie, jak utrzymać zabezpieczenia po wygaśnięciu dofinansowań, pozostaje otwarte.
To właśnie dlatego odporność cyfrowa stała się jednym z głównych tematów rozmów między samorządowcami. Podczas ubiegłorocznej edycji targów Smart City Expo Poland w Warszawie o budowaniu miast odpornych na cyfrowe kryzysy dyskutowali m.in. przedstawiciele Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni, NASK i Centralnego Ośrodka Informatyki, a w programie bezpłatnych warsztatów dla samorządów prowadzonych we współpracy z GovTech Polska w Ministerstwie Cyfryzacji znalazł się osobny blok poświęcony odpornej infrastrukturze ICT, oparty na doświadczeniach Zielonej Góry i Łodzi. W edycji 2026 bezpieczeństwo i odporność miast to ponownie jeden z czterech filarów programu warsztatowego dedykowanego pracownikom samorządowym.
Pieniądze przestały być największym problemem samorządów
Obowiązująca od 2025 roku reforma dochodów samorządowych zmieniła finansowy krajobraz gmin. Według Ministerstwa Finansów w latach 2025–2026 do samorządów trafi łącznie o 53,3 mld zł więcej, niż wynikałoby ze starych zasad. GUS podał, że w 2025 roku dochody JST wyniosły 468,2 mld zł, a sektor pierwszy raz od dłuższego czasu zamknął rok na plusie, z nadwyżką 1,8 mld zł i rekordową nadwyżką operacyjną 39,3 mld zł.
Tyle że wydatki gonią dochody szybciej, niż zakładano. Plany finansowe na 2026 rok przewidują deficyt lokalnych budżetów rzędu 47 mld zł, a zadłużenie sektora przekroczyło już 115 mld zł. Największą pozycją pozostaje oświata. Według analizy Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych wydatki oświatowe samorządów wzrosły z 76,1 mld zł w 2018 roku do 149,9 mld zł w 2024 roku, a różnica między dochodami a wydatkami na ten cel powiększyła się w tym czasie z 26,5 mld zł do 47,8 mld zł. Edukacja pochłania już ponad jedną trzecią lokalnych budżetów. Do tego dochodzą koszty energii, wynagrodzeń i utrzymania infrastruktury oraz nowe zadania. Skarbnicy miast, choć oceniają reformę pozytywnie, mówią zgodnie – stabilizacja dochodów nie rozwiązała problemu rosnących kosztów.
W tej sytuacji środek ciężkości przesuwa się z pytania „skąd wziąć pieniądze?” na pytanie „gdzie je tracimy?”. Odpowiedzi bywają zaskakująco konkretne. Kontrola NIK w przedsiębiorstwach wodociągowych województwa zachodniopomorskiego wykazała, że na koniec 2023 roku straty wody przekraczały 20 proc. w 23 z 38 badanych sieci, a w jednej sięgnęły 58 proc. przy rekomendowanym poziomie poniżej 10 proc.. Wcześniejsza kontrola Izby w gminach wiejskich pięciu województw pokazała, że skontrolowane przedsiębiorstwa traciły około jednej trzeciej wyprodukowanej wody. Nowoczesne technologie miejskie takie jak systemy detekcji wycieków, zdalne odczyty i algorytmy przewidujące awarie potrafią te straty wymiernie ograniczyć, a każdy utracony metr sześcienny to koszt, który ostatecznie ląduje w taryfie płaconej przez mieszkańców. Dlatego Bydgoszcz zrealizowała pierwszy w Polsce projekt pełnego zagospodarowania wód opadowych, łączący retencję ze sztuczną inteligencją, i rozwija go dziś w kierunku koncepcji „miasta gąbki”.
Podobny rachunek dotyczy oświetlenia ulicznego, ogrzewania budynków publicznych czy obiegu dokumentów w urzędzie.
Nieprzypadkowo jeden z bloków warsztatowych tegorocznych targów Smart City Expo Poland poświęcony jest wprost kosztom funkcjonowania samorządów, czyli temu, gdzie jednostki tracą najwięcej środków i które technologie przynoszą mierzalne, a nie tylko deklarowane oszczędności. Na scenie konferencyjnej wątkowi finansowania zielonej transformacji miast poświęcona jest osobna debata Kto zapłaci za zieloną transformację miast?, a wśród partnerów całego wydarzenia są Ministerstwo Klimatu i Środowiska oraz Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW), ponieważ dla wielu gmin to właśnie fundusze klimatyczne będą w najbliższych latach głównym źródłem pieniędzy na modernizację infrastruktury.
Miasta się kurczą, ale koszty pozostają te same
Za dyskusją o kosztach stoi dzisiaj przede wszystkim polska demografia. Według GUS w 61 z 66 miast na prawach powiatu liczba mieszkańców na początku 2025 roku była niższa niż rok wcześniej; największy liczbowy ubytek zanotowała Łódź, gdzie w ciągu roku ubyło ponad 6,3 tys. osób.
Lista miast średnich tracących funkcje społeczno-gospodarcze, prowadzona na potrzeby Krajowej Strategii Rozwoju Regionalnego, liczy już 139 pozycji. Prognozy GUS mówią o spadku ludności miejskiej o 6,5 proc. do 2030 roku i o 18,5 proc. do połowy wieku, i poza Warszawą, nie oszczędzą żadnego dużego miasta. Jeszcze trudniejsza jest perspektywa części gmin, bo według prognozy ludności gmin na lata 2023–2040 w wielu jednostkach wschodniej Polski przewidywany ubytek mieszkańców przekracza 40 proc.
Dla lokalnych budżetów to podwójne uderzenie. Po reformie finansów głównym źródłem dochodów samorządów stały się udziały w PIT i CIT. Mniej mieszkańców oznacza więc wprost mniejsze wpływy. Koszty jednak nie maleją proporcjonalnie. Kilometry sieci wodociągowej, dróg i oświetlenia trzeba utrzymywać niezależnie od tego, czy korzysta z nich sto, czy siedemdziesiąt tysięcy osób. Miasto, które się kurczy, płaci pełną cenę za infrastrukturę zaprojektowaną dla większej populacji.
Ten problem w jeszcze ostrzejszej formie dotyka gmin wiejskich i małych miast stąd rosnące zainteresowanie koncepcją smart village, czyli przenoszeniem rozwiązań cyfrowych tam, gdzie wyludnienie i odległości czynią tradycyjny model usług publicznych najdroższym. Na Smart City Expo Poland tematyka ta zyskała w tym roku osobną ścieżkę, obejmującą finansowanie transformacji cyfrowej obszarów wiejskich i cyfryzację usług poza dużymi ośrodkami. Pytanie „jak zatrzymać mieszkańców?”, postawione wprost w programie warsztatów, przestało być hasłem promocyjnym, a stało się pytaniem o przetrwanie finansowe setek gmin.
Nowy obowiązek gmin. Miasto musi zapewnić ochronę mieszkańcom, a schronów starczy dla mniej niż kilku procent Polaków
Do listy zadań samorządów doszła kolejna pozycja o nieznanej dotąd wadze. Ustawa o ochronie ludności i obronie cywilnej uczyniła wójtów, burmistrzów i prezydentów miast organami ochrony ludności, zobowiązując ich do planowania ewakuacji, tworzenia zapasów i zapewnienia miejsc schronienia. Państwo ma przeznaczać na ten cel co najmniej 0,3 proc. PKB rocznie (w 2025 roku było to 16,7 mld zł), ale skala zaległości jest ogromna. Według MSWiA schronów spełniających obecne wymogi jest w Polsce około tysiąca, co zabezpiecza potrzeby zaledwie kilku procent ludności.
Samorządowcy nie ukrywają, że w wielu powiatach budowę systemu ochrony trzeba zaczynać od zera. Największe miasta ruszyły z własnymi programami. Warszawa na program „Warszawa Chroni” przeznaczyła łącznie 400 mln zł, w tym 186 mln zł z budżetu miejskiego, planując m.in. wykorzystanie infrastruktury metra jako miejsc tymczasowego schronienia.
Jednocześnie coraz częściej mówi się o podejściu, które pozwala nie wybierać między rozwojem a bezpieczeństwem, czyli o technologiach podwójnego zastosowania. Parking podziemny projektowany jako miejsce doraźnego schronienia, miejski monitoring zintegrowany z zarządzaniem kryzysowym, zapasowe źródła energii dla urzędu, które na co dzień obniżają rachunki. To właśnie inwestycje tego typu służą mieszkańcom w czasie pokoju i odporności miasta w czasie kryzysu. Temu, jak planować takie projekty, poświęcony jest czwarty blok warsztatów samorządowych podczas wrześniowych targów w Warszawie.
Co drugi urzędnik korzysta z AI. Sztuczna inteligencja wchodzi do urzędów tylnymi drzwiami
Jest wreszcie zmiana, która dokonuje się w polskich urzędach oddolnie i szybciej, niż nadążają za nią procedury. Z badania Fundacji Miasto i Związku Miast Polskich wynika, że ze sztucznej inteligencji korzysta już co drugi urzędnik, ale tylko 27,5 proc. badanych samorządów wdrożyło ją w sposób systemowy, a większość urzędów nie ma wewnętrznych zasad korzystania z tych narzędzi. W praktyce oznacza to, że pracownicy używają ogólnodostępnych narzędzi na własną rękę, często bez wiedzy przełożonych i bez kontroli nad tym, jakie dane opuszczają urząd.
Bariery są dobrze zdiagnozowane. 56 proc. miast wskazuje na brak kompetencji, a samorządy od lat przegrywają z rynkiem komercyjnym rywalizację o specjalistów IT. Tam, gdzie AI wdrażana jest świadomie, efekty widać najszybciej w obszarach administracyjnych, obiegu dokumentów, obsłudze mieszkańców, analizie danych miejskich, które odpowiadają za 63 proc. wdrożeń. Kolejne zastosowania to analiza obrazu z miejskiego monitoringu i zarządzanie ruchem.
Różnica między urzędem, który korzysta z AI systemowo, a takim, w którym dzieje się to „na żywioł”, sprowadza się do wiedzy, jak zidentyfikować procesy nadające się do automatyzacji, jak osadzić narzędzia w strukturze urzędu i jak zachować zasadę, że decyzje podejmuje człowiek. Właśnie temu poświęcony jest pierwszy z bloków warsztatowych Smart City Expo Poland prowadzony, podobnie jak całość programu dla samorządów, we współpracy z GovTech Polska w Ministerstwie Cyfryzacji, przez praktyków, którzy wdrożenia mają za sobą we własnych urzędach.
Samorządy uczą się od samorządów. Doświadczenie jednego urzędu jako lekcja dla innych
Wspólnym mianownikiem wszystkich tych wyzwań jest to, że żadna gmina nie rozwiąże ich w pojedynkę, i że najcenniejsza wiedza pochodzi nie z broszur dostawców technologii, lecz z doświadczeń innych urzędów. Świdnica automatyzowała procesy urzędowe, Łódź centralizowała systemy miejskie, Zielona Góra modernizowała infrastrukturę serwerową, Siechnice przechodziły na elektroniczne zarządzanie dokumentacją i to właśnie te przypadki, wraz z barierami i kosztami, rozbierane były na czynniki pierwsze podczas ubiegłorocznych bezpłatnych warsztatów samorządowych na Smart City Expo Poland.
Formuła wyraźnie odpowiada na potrzebę. Według raportu potargowego 43 proc. odwiedzających ubiegłoroczną edycję stanowili przedstawiciele administracji, jednostek samorządu terytorialnego, instytucji publicznych, spółek komunalnych i służb miejskich, a 67 proc. uczestników zadeklarowało, że w zakresie ich kompetencji leży zarządzanie miastem. Obok samorządowców obecne były resorty cyfryzacji oraz klimatu i środowiska, a także Polski Fundusz Rozwoju z programem Urban Tech Hub.
– Polska i Warszawa zrobiły przez ostatnią dekadę imponujący skok rozwojowy – widzimy, jaki mamy potencjał. Chcemy, żeby Smart City Expo Poland było miejscem prezentacji technologii i wymiany najlepszych praktyk między samorządami z Polski i całej Europy Środkowo-Wschodniej. Jako naturalny lider regionu powinniśmy odważnie pokazywać, że mamy gen współpracy, bo dziś smart city to nie tylko technologia, ale przede wszystkim człowiek – mówi Adam Pułański, Dyrektor Targów.
W obliczu rosnących wyzwań samorządy coraz częściej szukają miejsc wymiany doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań. Targi Smart City Expo Poland ma być jedną z takich platform, łącząc administrację publiczną, biznes i ekspertów wokół praktycznych wdrożeń.
Informacje praktyczne
Smart City Expo Poland – VII Międzynarodowe Targi Technologii Miejskich
Termin: 16–17 września 2026 r.
Miejsce: EXPO XXI Warszawa, ul. Prądzyńskiego 12/14
Godziny otwarcia:
16 września 2026 (środa) – 9:00–17:00
17 września 2026 (czwartek) – 9:00–15:00
Rejestracja dla odwiedzających: rejestracja.smartcityexpo.pl
Program konferencji i bezpłatnych warsztatów dla samorządów, a także akredytacje prasowe dostępne pod adresem smartcityexpo.pl
