Strona główna  |  Wydawnictwo  |  Kontakt  |  Reklama
.

 
Aktualności

»


Anna Serpina-Forkasiewcz: Czeka nas rewolucja w zamówieniach publicznych

18 października 2018 roku to data pełnej elektronizacji rynku zamówień publicznych. O konsekwencjach zmian w kontekście samorządów rozmawiamy z Anną Serpiną-Forkasiewcz, Prezes Zarządu Portal PZP.

Z czego wynika potrzeba całkowitej elektronizacji rynku zamówień publicznych?

Unia Europejska zadecydowała o ujednoliceniu rynku zamówień publicznych i ułatwieniu składania ofert w innych krajach członkowskich, stąd decyzja obejmująca wszystkie te kraje o zastosowaniu rozwiązań komunikacji elektronicznej w obszarze zamówień publicznych. W myśl zapisów dyrektyw (dyrektywy 2014/24/UE i 2014/25/UE) elektronizacja pojawiła się w pzp i choć wygląda niepozornie (mieści się w rozdziale 2a „Komunikacja zamawiającego z wykonawcami” działu I pzp), to jest to - w mojej ocenie - największa rewolucja w zamówieniach publicznych od 2004 r., kiedy ustawa ta została uchwalona. Elektronizacja nastąpi w dwóch etapach w 2018 r.:

1) od 18 kwietnia konieczne jest przesyłanie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia podpisanego elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem, istnieje także możliwość prowadzenia postępowania przy równoległym użyciu dwóch form komunikacji: elektronicznej i papierowej,

2) od 18 października konieczna będzie pełna elektroniczna komunikacja.

Po 18 października 2018 roku konieczna będzie pełna elektroniczna komunikacja, bez możliwości korzystania z tradycyjnych form papierowych. Czy samorządy są do tego przygotowane?

Część samorządów przygląda się temu co dla nich przygotowuje Urząd Zamówień Publicznych – miniportal e-usług oparty o Biuletyn Zamówień Publicznych oraz ePUAP. Miniportal ma być gotowy w październiku. Jednakże zdecydowana większość samorządów, zwłaszcza większe jednostki podjęła już decyzję o działaniu w oparciu o komercyjne portale e-usług. Tutaj w zależności od ilości postępowań. ich koszt wacha się od paruset do kilkudziesięciu tysięcy rocznie za rozwiązanie typu SaaS, które zapewnia również archiwum elektroniczne, a często rozwiązuje problemy z RODO i z przyjmowaniem faktur ustrukturyzowanych.

Jak w tej kwestii samorządy wypadają na tle administracji rządowej? Czy świadomość zmian jest większa wśród urzędników administracji centralnej czy wśród przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego?

Trudno ocenić, wydaje się jednak że zarówno administracja centralna, jak i samorządy podejmują wysiłki aby się przygotować.

Zmiany wejdą w życie za niecałe pół roku. Co w tym czasie mogą jeszcze zrobić samorządy? Na czyje i jakie wsparcie mogą liczyć?

UZP wskazał w oświadczeniu wyraźnie, że platforma e-Zamówienia - system budowany przez Ministerstwo Cyfryzacji to centralne repozytorium danych. Natomiast zamawiający muszą się wyposażyć w zależności od swoich potrzeb w komercyjny Portal e-Usług - dla zamawiających o większych wymaganiach co do funkcjonalności, albo miniportal - dla zamawiających o zdecydowanie mniejszych wymaganiach. Warto przy tym wspomnieć, że miniportal jest aktualnie na etapie budowy.

Co zyskają samorządy dzięki ujednoliceniu i całkowitej elektronizacji rynku zamówień publicznych? Jakie są zalety wprowadzanych zmian?

Elektronizacja procesów administracyjnych to trend, który można określić jako paperless czyli eliminacja dokumentacji w celu usprawnienia procesów biznesowych. Elektronizacja dotknęła tym razem dosyć sformalizowany obszar zamówień publicznych. Mamy tutaj kilku głównych aktorów tego wydarzenia: wykonawców, zamawiających, Ministra Cyfryzacji, Urząd Zamówień Publicznych oraz operatorów Portali e-Usług.

Największa zmiana oczywiście dotyczy zamawiających, którzy będą się przestawiać na prowadzenie postępowania, w tym protokołu postępowania w formie elektronicznej. Celem elektronizacji jest całkowite wyeliminowanie wersji papierowych dokumentacji postępowania (poza nielicznymi wyjątkami wynikającymi wprost z przepisów), a także wyeliminowanie klasycznych archiwów na rzecz tych elektronicznych.

Kierunek jest jedynie słuszny. Po pewnym wydatku ekonomicznym charakterystycznym dla każdej zmiany, uzyskamy samorząd przyjazny dla wykonawcy, znacznie zwiększoną transparentność postępowania, obniżenie kosztów przygotowania i złożenia ofert, a także obsługi i archiwizacji postępowania. Co więcej i Urząd Zamówień Publicznych uzyska nowoczesne narzędzie dla realizacji swoich celów statutowych, jednocześnie uszczuplając obowiązki zamawiających w zakresie konieczności składania rocznych sprawozdań. Pozostaje mieć nadzieję, że ten proces będzie następował bez większych utrudnień.

Jakie są najpoważniejsze zagrożenia związane z tą kwestią? W jaki sposób samorządy mogą im przeciwdziałać?

Podstawa to zapewnienie ciągłości działania jednostki tak, aby móc udzielać zamówienia zgodnie z przepisami, czyli konieczność zapewnienia portalu e-usług zapewniającego bezpieczną, elektroniczną komunikację między zamawiającym a wykonawcą. Przy wyborze rozwiązania nie należy się kierować jedynie ceną, ale trzeba zwrócić uwagę na takie kluczowe kwestie jak bezpieczeństwo, zgodność z przepisami oraz katalog dostępnych funkcjonalności.

Ponadto zamawiający muszą się przygotować na roszczenia ze strony wykonawców. Katalog roszczeń w mojej ocenie będzie absolutnie dowolny, wykonawcy mając możliwość zakwestionowania niekorzystnych dla nich konsekwencji czynności podejmowanych przez zamawiającego będą skarżyli każdy element, na bazie którego podważą wybór oferty konkurencyjnej albo będą zmierzali do unieważnienia postępowania. Zamawiający już teraz dokonując wyboru środka komunikacji elektronicznej powinni zastanowić się nad wszystkimi możliwymi do przewidzenia aspektami, żeby w postępowaniu przed Krajową Izbą Odwoławczą móc skutecznie dowodzić popierając swoje stanowisko.

Jak się przed takimi roszczeniami bronić? Podstawa to jak zawsze prewencja – czyli zabezpieczenie instytucji w taki środek komunikacji elektronicznej, który dostarczy zamawiającemu pełen wachlarz potrzebnych zabezpieczeń i argumentów. Podstawowe aspekty wymagające zbadania przez zamawiającego przy wyborze środka komunikacji elektronicznej:

1.      możliwość jednoznacznej identyfikacji wykonawcy – zamawiający powinien starać się uniemożliwić „podszywanie” się pod wykonawcę przez inną osobę,

2.      ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru ofert/wniosków - serwer poczty elektronicznej pobiera czas z komputera, co istotne serwer wykonawcy z komputera wykonawcy, a zamawiającego z komputera zamawiającego, środek komunikacji elektronicznej powinien być zabezpieczony pod tym kątem i podawać czas wiarygodny dla celów dowodowych,

3.      rozliczalność działań podejmowanych przez wykonawców - logowanie w systemie wszystkich czynności podejmowanych przez wykonawców dla celów dowodowych,

4.      ochronę przed dostępem do treści ofert oraz wniosków przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia - szyfrowanie nie tylko samych dokumentów, ale również używanie bezpiecznego szyfrowanego połączenia, czego nie zapewnia poczta elektroniczna,

5.      dostęp do całości lub części dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na poszczególnych jego etapach wyłącznie osobom uprawnionym co oznacza konieczność zapewnienia bezpieczeństwa systemu względem osób nieuprawnionych oraz konieczność posiadania w systemie właściwości polegającej na nadawaniu poszczególnym użytkownikom zróżnicowanych ról (edycja, podgląd, możliwość dodawania, akceptacji, opiniowanie, zatwierdzania i generowania dokumentów, publikowanie dokumentów/postępowania, dodawanie i usuwanie członków komisji przetargowej, zmiana terminu składania i otwarcia ofert), aby nie doszło do naruszenia zasad bezpieczeństwa,

6.      możliwość udostępniania innym wykonawcom i przedstawicielom organów kontrolnych protokołu postępowania z załącznikami w tym ofert,
z uwzględnieniem podziału na ich części jawne i niejawne, aby nie naruszyć tajemnicy przedsiębiorstwa wykonawcy, co może skutkować roszczeniem o odszkodowanie na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

7.      zapewnienie wysokiego SLA u dostawcy środka komunikacji elektronicznej - wysokiego poziomu dostępności systemu na poziomie 99,9% w skali miesiąca (niedostępność liczona w minutach miesięcznie) oraz krótkich czasów (2h) usuwania błędów, zwłaszcza tych krytycznych, które uniemożliwiają korzystanie z takiego środka, zapewnienie informowania przez dostawcę środka o planowanych okienkach serwisowych z odpowiednim wyprzedzeniem i wyznaczanie ich poza godzinami pracy instytucji i wykonawców (np. o 1 w nocy) – jeżeli wykonawca nie będzie miał możliwości pobrania SIWZ, albo co gorsze złożenia oferty niewątpliwie będzie w tym zakresie korzystał ze środków ochrony prawnej,

8.      użyte środki komunikacji elektronicznej muszą być niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogą ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia – oznacza to, że zamawiający nie mogą korzystać z takich środków, które nadmiernie obciążają wykonawcę czy to ekonomicznie, czy też technologicznie, składanie oferty nie może być nadmiernie skomplikowane, a tym bardziej wymagać specjalistycznej wiedzy informatycznej,

9.      funkcjonalności pomagające zamawiającemu spełnienie wymagań wynikających z wchodzącego w życie RODO.


W celu zminimalizowania ryzyka odwołań bardzo istotna jest kwestia prawidłowego, jednoznacznego i wyczerpującego określenia w SIWZ:

1.      środka komunikacji elektronicznej, przy użyciu którego zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

2.      wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych,

3.      specyfikacji połączenia,

4.      formatu przesyłanych danych,

5.      kodowania,

6.      oznaczania czasu odbioru danych.

Umożliwi to wykonawcy prawidłowe korzystanie ze środka komunikacji elektronicznej, a zamawiającemu ułatwi obronę przed ewentualnymi roszczeniami.


***

Anna Serpina-Forkasiewicz, Prezes Zarządu Portal PZP. 
Prawnik, od 16 lat specjalizuje się w prawie zamówień publicznych, własności intelektualnej i prawie nowych technologii; reprezentuje klientów w sprawach przed KIO, doradza w zakresie elektronizacji zamówień publicznych, jest współautorem Platformy e-Usług SmartPZP.

 


2018-05-14 15:45:00

powrót

Dołącz do dyskusji na stronie

»

Komentarz:
Text:
Podpis:
Nazwa:
WWW:

Wysłanie komentarza oznacza ze zgadzam się na regulamin.
Dołącz do dyskusji na FB

»

 
Wydarzenia w najbliższym czasie

»

5 czerwca, Warszawa, Kongres Monitoringu Wizyjnego, https://floweffect.pl

5-6 czerwca, Bydgoszcz, III Międzynarodowy Kongres Branży Wod-Kan ENVICON Water, http://abrys.enviconwater.pl

5-8 czerwca, Poznań, Nauka dla Gospodarki 2018, http://www.itm-polska.pl

Więcej wydarzeń...

Newsletter

»

Zamów newsletter


Sprawdź co słychać w największych samorządowych korporacjach

»

Felietoniści

»